Privacyverklaring

Websitezaak

Laatst bijgewerkt op: 16 september 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

Websitezaak, met maatschappelijke zetel te Prinsenlaan 59, 2381 Weelde – België (BTW: BE0764.889.639), is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring, tenzij hieronder anders vermeld.

Voor vragen over deze Privacyverklaring of over de verwerking van uw gegevens kan u contact opnemen via info@websitezaak.be.

2. Voor wie geldt deze Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op:

• bezoekers van de website van Websitezaak en van de start-, portaal- en beheeromgevingen (o.a. start.websitezaak.be, mijn.websitezaak.be);
• klanten van Websitezaak (horecaondernemingen) en de gebruikers die zij uitnodigen in het klantenportaal;
• in beperkte mate: bezoekers van de websites die Websitezaak voor haar klanten bouwt en beheert, voor zover Websitezaak daarbij als verwerker optreedt namens de klant (zie punt 8).

3. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Afhankelijk van uw relatie met Websitezaak verwerken wij onder meer volgende categorieën van gegevens:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, adres, e-mailadres, telefoonnummer — voor het beheer van de klantrelatie, facturatie en communicatie.
• Accountgegevens klantenportaal: gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld), rol/rechten, loginhistoriek — voor de werking en beveiliging van het klantenportaal.
• Projectgegevens: intakegegevens, teksten, foto's, logo, menukaart, domeinvoorkeur en overige door de klant aangeleverde gegevens — voor de bouw en het onderhoud van de website.
• Betalingsgegevens: facturatiegegevens en betaalstatus (geen volledige betaalkaartgegevens, die worden verwerkt door de betaalprovider) — voor de afhandeling van betalingen.
• Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, tijdstip van bezoek — voor de werking, beveiliging en analyse van onze websites en platformen (zie ook ons Cookiebeleid).
• Auditloggegevens: registraties van belangrijke gebeurtenissen zoals betalingen, intake-indiening, goedkeuringen, statuswijzigingen en communicatie — voor bewijs- en beveiligingsdoeleinden.
• Communicatiegegevens: inhoud van e-mails en berichten via het klantenportaal — voor de opvolging van uw dossier.

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• de uitvoering van de overeenkomst tussen u (of uw onderneming) en Websitezaak;
• ons gerechtvaardigd belang, onder meer voor beveiliging, fraudepreventie, bewijsvoering en de verbetering van onze dienstverlening;
• het naleven van wettelijke verplichtingen, onder meer op boekhoudkundig en fiscaal vlak;
• uw toestemming, voor zover vereist, onder meer voor bepaalde cookies (zie ons Cookiebeleid) en voor het gebruik van uw project als referentie of in ons portfolio (zie punt 6 van de Algemene Voorwaarden).

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Wij maken daarbij onder meer het volgende onderscheid:

• Contractuele en financiële auditgegevens (waaronder betalingen, terugbetalingen, facturatie, intake- en goedkeuringsregistraties, en overige gegevens die relevant kunnen zijn voor bewijsvoering of geschillen): bewaring gedurende 7 jaar na het einde van de klantrelatie, gelet op het belang van deze gegevens voor facturatie, boekhouding en eventuele geschillen.
• Zuiver technische logs (zoals servertoegangslogs of technische foutmeldingen zonder directe contractuele relevantie): bewaring gedurende 12 maanden.
• Back-ups binnen Website Care: een retentie van ongeveer 30 dagen.
• Overdrachtsbestanden bij beëindiging van de samenwerking: beschikbaar gedurende ongeveer 30 dagen, nadien verwijderbaar.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht of toegelaten is.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens, voor zover noodzakelijk, met zorgvuldig geselecteerde derde partijen die ons ondersteunen bij onze dienstverlening. Een actuele lijst van deze onderaannemers/subverwerkers is beschikbaar op onze website en wordt door ons up-to-date gehouden. Materiële wijzigingen aan deze lijst worden aan actieve klanten meegedeeld via het klantenportaal of per e-mail.

Onder meer volgende categorieën van derde partijen kunnen worden ingeschakeld:

• onze hostingprovider (Vimexx) voor hosting, domeinregistratie en e-mailinfrastructuur;
• Google (onder meer Google Analytics en Google Search Console) voor websitestatistieken en zoekmachine-indexering;
• onze betaalprovider voor de verwerking van betalingen;
• waar van toepassing, externe bestel- of reservatieplatformen waarnaar vanuit uw website wordt gelinkt;
• facturatiedienstverleners, onder meer voor verzending via Peppol.

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van de hierboven vermelde dienstverleners (zoals Google) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij ervoor dat een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd, onder meer via de standaardcontractuele clausules van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.

8. Rol van Websitezaak: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Websitezaak treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar eigen klanten en websitebezoekers (zoals hierboven beschreven).

Websitezaak treedt op als verwerker, in opdracht van de klant als verwerkingsverantwoordelijke, voor de volgende verwerkingen op de websites die zij voor haar klanten bouwt en beheert:

• gegevens die bezoekers indienen via het contactformulier op de website van de klant (deze worden rechtstreeks doorgestuurd naar het door de klant opgegeven e-mailadres);
• bezoekersgegevens die worden verwerkt via het Google Analytics-account dat door Websitezaak wordt beheerd voor de website van de klant.

De wederzijdse afspraken hierover zijn vastgelegd in onze Verwerkersovereenkomst, die beschikbaar is op onze website en via het klantenportaal.

Bestel- en reservatiegegevens die worden verwerkt via externe platformen waarnaar vanuit de website van de klant enkel wordt gelinkt, vallen buiten ons beheer. Wij hebben geen toegang tot deze gegevens en treden daarvoor niet op als verwerker; de betrokken externe aanbieder en de klant zijn hiervoor verantwoordelijk.

9. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de toepasselijke regelgeving, het recht op:

• inzage in de gegevens die wij over u verwerken;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• verwijdering van uw gegevens, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van de door u aangeleverde gegevens;
• intrekking van uw toestemming, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, zonder gevolgen voor de verwerking vóór de intrekking.

U kan deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via info@websitezaak.be. Wij beantwoorden uw verzoek binnen één maand na ontvangst. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Beveiliging

Websitezaak neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Wij kunnen echter geen absolute veiligheid garanderen.

11. Datalekken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur na kennisname aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, en waar wettelijk vereist ook aan de betrokkenen.

Wanneer de inbreuk betrekking heeft op gegevens die wij als verwerker in opdracht van een klant verwerken, informeren wij die klant zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur na kennisname, zodat hij zijn eigen meldingsplicht kan nakomen. Wij bezorgen daarbij de beschikbare informatie over de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën gegevens, de vermoedelijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.

Meldingen in verband met (vermoedelijke) datalekken kunnen worden gericht aan info@websitezaak.be.

12. Cookies

Voor informatie over het gebruik van cookies op onze websites, verwijzen wij naar ons afzonderlijk Cookiebeleid.

13. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

14. Contact

Websitezaak — Prinsenlaan 59, 2381 Weelde – België — BTW: BE0764.889.639.

E-mail: info@websitezaak.be

Voor vragen over deze Privacyverklaring, de uitoefening van uw rechten of de melding van een datalek kan u ons via dit adres contacteren.